Como migrar do seu antigo TPV para um novo sem fechar a loja

Mudar de TPV mete respeito, e é normal: ali estão os seus produtos, os seus preços, o seu dia a dia. A boa notícia é que, com um pouco de preparação, a migração faz-se sem baixar a portada e sem perder uma única venda. Esta é a checklist completa, passo a passo.

O medo de mudar de TPV (e porque não o deve travar)

A maioria das lojas aguenta anos com um TPV que já não serve por uma única razão: o medo da mudança. «E se perco o catálogo?», «e se fico um dia sem poder cobrar?», «e se a equipa não se entende?». São perguntas legítimas, mas todas têm resposta, e nenhuma implica fechar a loja. Uma migração bem planeada não é um salto no escuro: é uma mudança ordenada em que prepara as caixas com tempo e só muda de casa quando tudo está pronto.

A chave está em separar dois momentos que muitas vezes se juntam por engano: preparar os dados (o que pode fazer com calma ao longo de vários dias, com a loja a funcionar normalmente no TPV antigo) e fazer a transição (um curto momento de um dia tranquilo em que começa a cobrar com o sistema novo). Se fizer bem o primeiro, o segundo é quase um formalismo. Vamos à checklist.

Passo 1: Exporte o catálogo do seu TPV antigo

O primeiro trabalho é tirar tudo o que o seu TPV atual contém. Quase todos os sistemas permitem exportar o catálogo de produtos para um ficheiro, normalmente em formato CSV ou Excel. Procure a opção no menu de produtos, inventário ou utilitários; costuma chamar-se «exportar», «descarregar lista» ou semelhante. Se não a encontrar, o suporte do seu TPV ou o manual indicam-lhe onde está.

O que quer que esse ficheiro tenha? No mínimo, uma linha por produto com: nome, código de barras (EAN), PLU para os produtos a peso, taxa de IVA e preço de venda. Se o seu TPV também exportar o stock atual e o custo de compra, melhor ainda: poupa-lhe trabalho depois. Se tem dúvidas sobre o que é um EAN e como o usar melhor, explicamos em este guia sobre códigos de barras EAN.

Passo 2: Prepare o CSV com as colunas certas

Este é o passo que faz a diferença entre uma migração tranquila e uma dor de cabeça, e vamos ser honestos: o importador do Bipe espera um CSV com colunas concretas. Não é magia, é um formato. Precisa, no mínimo, destas colunas bem identificadas:

• Nome do produto, tal como quer que apareça na caixa e na etiqueta.
• Código de barras / EAN, o número que o leitor lê. Imprescindível se vende com leitor.
• PLU para os produtos a peso ou de venda rápida (o código curto que se digita).
• IVA, a taxa de cada produto (na alimentação convivem várias: 6%, 13%, 23%).
• Preço de venda ao público.

Trabalhe sobre uma cópia do ficheiro numa folha de cálculo (Excel, LibreOffice ou Google Sheets). Ajuste os cabeçalhos das colunas aos que o Bipe pede, verifique que os EAN não foram convertidos em notação científica (uma falha clássica do Excel com números longos: formate essa coluna como texto), confirme que os preços usam o separador decimal correto e apague linhas vazias ou produtos que já não vende. Quanto mais limpo entrar o catálogo, menos retoques fará depois.

Passo 3: Importe o catálogo no Bipe

Com o CSV preparado, a importação é a parte fácil. Carrega o ficheiro no importador do Bipe, ele mostra-lhe uma pré-visualização para confirmar que cada coluna está no seu lugar (que o EAN é o EAN, que o preço é o preço) e, se tudo bate certo, importa. Em poucos segundos tem o seu catálogo carregado.

Conselho de segurança: se o seu catálogo for muito grande, faça primeiro uma importação de teste com 10 ou 20 produtos. Verifique que aparecem bem na caixa, que o leitor os encontra pelo EAN e que preços e IVA estão corretos. Uma vez validado o formato com essa amostra, importe o resto com tranquilidade.

Passo 4: Reveja stock e preços antes de vender

Catálogo importado não significa catálogo correto. Antes de cobrar a sério, dedique um tempo a rever. É o passo que mais erros evita e o que mais gente salta com pressa.

• Preços: reveja uma amostra de produtos de cada categoria e compare com a etiqueta da prateleira. Um decimal mal posto ou um preço antigo notam-se logo na caixa.
• IVA: confirme que cada produto tem a taxa correta. Um IVA mal atribuído desequilibra a contabilidade sem aparecer no talão.
• Stock: se importou o stock do sistema antigo, valide-o; se não, aproveite para fazer uma contagem. Ter o inventário em ordem desde o dia um é meio caminho andado. Ajudamo-lo em este guia para controlar o stock da sua loja.
• Códigos: leia alguns produtos ao acaso e verifique que o leitor os reconhece. É a verificação mais rápida e a que mais tranquilidade dá.

Passo 5: Forme a equipa antes da mudança

Um TPV novo não serve de nada se quem está na caixa não souber usá-lo. A formação não tem de ser um curso: basta que cada pessoa faça algumas vendas de teste antes do dia da mudança, se familiarize com cobrar, aplicar descontos, fazer uma devolução e fechar a caixa. O Bipe é deliberadamente simples, por isso a curva é curta.

Passo 6: Faça a transição num dia tranquilo

Não mude de sistema num sábado de manhã nem em plena campanha de Natal. Escolha o dia e a hora mais tranquilos da sua semana: uma segunda de manhã, uma tarde fraca. Comece a cobrar com o Bipe, mas mantenha o TPV antigo ligado como reserva nos primeiros dias. Perante qualquer dúvida, a rede de segurança está mesmo ali.

É por isto que não precisa de fechar a loja: como os dados já estavam preparados e revistos, a transição é apenas «começar a usar o novo», não montar tudo contra o relógio. A portada continua em cima e os clientes nem dão por isso.

Que dados NÃO se migram (e como conservá-los)

Há que ser honesto numa coisa importante: numa migração viaja o catálogo (produtos, preços, stock), mas normalmente não viaja o histórico de talões e vendas passadas. E esse histórico, mesmo que não o use diariamente, importa: precisa dele por motivos contabilísticos e fiscais, e por vezes para consultar o que vendeu e a quem.

A forma sensata de o fazer: exporte do seu TPV antigo o histórico de vendas, os fechos de caixa e os relatórios fiscais do período que a sua legislação exigir, guarde-os num local seguro (com cópia de segurança), e só então dê o sistema por reformado. A loja nova começa a contar do zero no dia da mudança, e isso está bem: o passado fica arquivado, o presente regista-o o Bipe.

Como o Bipe ajuda

O Bipe foi pensado para que mudar de TPV seja fácil, não épico. O importador por CSV carrega o seu catálogo completo em minutos, com pré-visualização para confirmar que cada coluna está onde deve antes de mais. Se vem do Ágora, a exportação encaixa de forma direta; se vem de outro TPV, adaptar o CSV é questão de um instante com uma folha de cálculo, e a partir daí é tudo a descer.

A partir daí, o Bipe leva os seus produtos, preços, IVA e stock num sistema simples que qualquer um aprende em minutos, imprime etiquetas coerentes com a caixa e dá-lhe controlo de stock desde o primeiro dia. E se quiser ir um passo além na digitalização da loja, tem o percurso completo em este guia para digitalizar a sua loja passo a passo.

Sobre faturação eletrónica e Verifactu: é uma funcionalidade que chegará brevemente ao Bipe; ainda não está disponível, mas está no horizonte para que a sua loja esteja preparada.

Perguntas frequentes

Tenho de fechar a loja para mudar de TPV?

Não. Se preparar a migração com antecedência, importando e revendo o catálogo nos dias anteriores, a mudança real faz-se em pouco tempo num dia tranquilo. A caixa antiga continua disponível como reserva até a equipa se sentir à vontade com a nova, por isso não perde nem uma venda.

Que colunas precisa o CSV para importar o catálogo no Bipe?

O importador do Bipe espera um CSV com colunas concretas: nome do produto, código de barras ou EAN, PLU para produtos a peso, taxa de IVA e preço de venda. A partir de formatos como o Ágora a exportação encaixa de forma direta; a partir de outros TPV terá de renomear ou reordenar colunas para que coincidam antes de importar.

O histórico de vendas do TPV antigo é migrado?

O histórico de talões e vendas passadas normalmente não é migrado: o que viaja é o catálogo (produtos, preços, stock). Conserve o histórico exportando-o para CSV ou PDF a partir do TPV antigo e guardando-o em segurança, sobretudo por motivos contabilísticos e fiscais. A loja nova começa a registar vendas a partir do dia da mudança.

Quanto tempo demora a migrar para o Bipe?

Depende do tamanho do catálogo e de quão limpa está a exportação, mas a maioria das lojas pequenas e médias prepara e importa o catálogo numa ou duas tardes. O segredo é fazê-lo com calma nos dias anteriores e reservar o dia da mudança apenas para a transição, não para preparar dados.