Cómo migrar de tu antiguo TPV a uno nuevo sin cerrar la tienda
Cambiar de TPV da respeto, y es normal: ahí están tus productos, tus precios y tu día a día. La buena noticia es que, con un poco de preparación, la migración se hace sin bajar la persiana y sin perder una sola venta. Esta es la checklist completa, paso a paso.
El miedo a cambiar de TPV (y por qué no debería frenarte)
La mayoría de tiendas aguantan años con un TPV que ya no les sirve por una sola razón: el miedo al cambio. "¿Y si pierdo el catálogo?", "¿y si me quedo un día sin poder cobrar?", "¿y si el personal no se entera?". Son preguntas legítimas, pero todas tienen respuesta, y ninguna implica cerrar la tienda. Una migración bien planificada no es un salto al vacío: es una mudanza ordenada en la que preparas las cajas con tiempo y solo cambias de casa cuando todo está listo.
La clave está en separar dos momentos que la gente suele juntar por error: preparar los datos (que puedes hacer con calma durante varios días, con la tienda funcionando con normalidad en el TPV viejo) y hacer la transición (un rato corto de un día tranquilo en el que empiezas a cobrar con el sistema nuevo). Si haces lo primero bien, lo segundo es casi un trámite. Vamos con la checklist.
Paso 1: Exporta el catálogo de tu TPV viejo
Lo primero es sacar todo lo que tiene tu TPV actual. Casi todos los sistemas permiten exportar el catálogo de productos a un fichero, normalmente en formato CSV o Excel. Busca la opción en el menú de productos, inventario o utilidades; suele llamarse "exportar", "descargar listado" o similar. Si no la encuentras, el soporte de tu TPV o el manual te dirá dónde está.
¿Qué quieres que tenga ese fichero? Como mínimo, una fila por producto con: nombre, código de barras (EAN), PLU para los productos a peso, tipo de IVA y precio de venta. Si tu TPV también exporta el stock actual y el coste de compra, mejor todavía: te ahorrará trabajo después. Si tienes dudas sobre qué es un EAN y cómo te conviene usarlo, te lo explicamos en esta guía sobre códigos de barras EAN.
Paso 2: Prepara el CSV con las columnas correctas
Aquí está el paso que marca la diferencia entre una migración tranquila y un dolor de cabeza, y vamos a ser honestos: el importador de Bipe espera un CSV con columnas concretas. No es magia, es un formato. Necesita, como mínimo, estas columnas bien identificadas:
- Nombre del producto, tal y como quieres que aparezca en caja y en la etiqueta.
- Código de barras / EAN, el número que lee el escáner. Imprescindible si vendes con lector.
- PLU para los productos a peso o de venta rápida (el código corto que se teclea).
- IVA, el tipo impositivo de cada producto (en alimentación conviven varios: 4%, 10%, 21%).
- Precio de venta de cara al público.
Desde Ágora, la exportación encaja de forma prácticamente directa. Si vienes de otros TPV, lo más probable es que tengas que renombrar o reordenar columnas para que coincidan con lo que Bipe espera. No es difícil: se hace en un rato con una hoja de cálculo. Pero conviene saberlo de antemano y no descubrirlo el día del cambio.
Trabaja sobre una copia del fichero en una hoja de cálculo (Excel, LibreOffice o Google Sheets). Ajusta los encabezados de las columnas a los que pide Bipe, comprueba que los EAN no se hayan convertido en notación científica (un fallo clásico de Excel con números largos: formatea esa columna como texto), revisa que los precios usen el separador decimal correcto y borra filas vacías o productos que ya no vendes. Cuanto más limpio entre el catálogo, menos retoques harás después.
Paso 3: Importa el catálogo en Bipe
Con el CSV preparado, la importación es la parte fácil. Subes el fichero al importador de Bipe, este te muestra una vista previa para que confirmes que cada columna está en su sitio (que el EAN es el EAN, que el precio es el precio) y, si todo cuadra, importas. En unos segundos tienes tu catálogo cargado.
Consejo de seguridad: si tu catálogo es muy grande, haz primero una importación de prueba con 10 o 20 productos. Comprueba que se ven bien en caja, que el escáner los encuentra por el EAN y que los precios e IVA son correctos. Una vez validado el formato con esa muestra, importa el resto con tranquilidad.
Paso 4: Revisa stock y precios antes de vender
Catálogo importado no significa catálogo correcto. Antes de cobrar de verdad, dedica un rato a revisar. Es el paso que más errores evita y el que más gente se salta con prisas.
- Precios: repasa una muestra de productos de cada categoría y compara con la etiqueta de la estantería. Un decimal mal o un precio antiguo se notan enseguida en caja.
- IVA: confirma que cada producto tiene su tipo correcto. Un IVA mal asignado te descuadra la contabilidad sin que lo veas en el ticket.
- Stock: si has importado el stock del sistema viejo, valídalo; si no, aprovecha para hacer un recuento. Tener el inventario fino desde el día uno es media batalla ganada. Te ayudamos en esta guía para controlar el stock de tu tienda.
- Códigos: escanea unos cuantos productos al azar y comprueba que el lector los reconoce. Es el chequeo más rápido y el que más tranquilidad da.
Paso 5: Forma al personal antes del cambio
Un TPV nuevo no sirve de nada si quien está en caja no sabe usarlo. La formación no tiene que ser un cursillo: con que cada persona haga unas cuantas ventas de prueba antes del día del cambio, se familiarice con cobrar, aplicar descuentos, hacer una devolución y cerrar la caja, es suficiente. Bipe es deliberadamente sencillo, así que la curva es corta.
Dedica media hora con el equipo en un momento sin clientes. Que cada uno cobre un ticket de mentira, busque un producto por nombre y por escáner, y cierre la caja. Cuando llegue el día real, lo harán sin pensar.
Paso 6: Haz la transición en un día tranquilo
No cambies de sistema un sábado por la mañana ni en plena campaña de Navidad. Elige el día y la hora más tranquilos de tu semana: un lunes por la mañana, una tarde floja. Empieza a cobrar con Bipe, pero mantén el TPV viejo encendido como respaldo durante los primeros días. Si surge cualquier duda, tienes la red de seguridad ahí mismo.
Esta es la razón por la que no necesitas cerrar la tienda: como los datos ya estaban preparados y revisados, la transición es solo "empezar a usar lo nuevo", no montar nada a contrarreloj. La persiana sigue subida y los clientes ni se enteran.
Qué datos NO se migran (y cómo conservarlos)
Toca ser honestos con una cosa importante: en una migración viaja el catálogo (productos, precios, stock), pero normalmente no viaja el histórico de tickets y ventas pasadas. Y ese histórico, aunque no lo uses a diario, importa: lo necesitas por motivos contables y fiscales, y a veces para consultar qué vendiste y a quién.
No borres ni des de baja tu TPV viejo el primer día. Antes de despedirte de él, exporta y guarda el histórico de ventas (a CSV o PDF) y cualquier informe contable que puedas necesitar. Una vez fuera del sistema antiguo, recuperarlo puede ser imposible.
La forma sensata de hacerlo: exporta de tu TPV viejo el histórico de ventas, los cierres de caja y los informes fiscales del periodo que te exija tu normativa, guárdalos en un sitio seguro (con copia de respaldo) y solo entonces da por jubilado el sistema. La tienda nueva empieza a contar desde cero el día del cambio, y eso está bien: el pasado lo conservas archivado, el presente lo registra Bipe.
Cómo te ayuda Bipe
Bipe está pensado para que cambiar de TPV sea fácil, no épico. El importador por CSV carga tu catálogo completo en minutos, con vista previa para que confirmes que cada columna está donde debe antes de nada. Si vienes de Ágora, la exportación encaja de forma directa; si vienes de otro TPV, adaptar el CSV es cuestión de un rato con una hoja de cálculo, y desde ese momento todo es cuesta abajo.
A partir de ahí, Bipe lleva tus productos, precios, IVA y stock en un sistema sencillo que aprende cualquiera en minutos, imprime etiquetas coherentes con la caja y te da control de stock desde el primer día. Y si quieres ir un paso más allá en la digitalización de la tienda, tienes la ruta completa en esta guía para digitalizar tu tienda paso a paso.
Sobre facturación electrónica y Verifactu: es una funcionalidad que llegará próximamente a Bipe; aún no está disponible, pero está en el horizonte para que tu tienda esté preparada.
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¿Tengo que cerrar la tienda para cambiar de TPV?
No. Si preparas la migración con antelación (catálogo importado y revisado los días previos), el cambio real se hace en un rato de un día tranquilo. La caja vieja sigue disponible como respaldo hasta que el equipo se mueve con soltura en la nueva, así que no pierdes ni una venta.
¿Qué columnas necesita el CSV para importar el catálogo en Bipe?
El importador de Bipe espera un CSV con columnas concretas: nombre del producto, código de barras o EAN, PLU para productos a peso, tipo de IVA y precio de venta. Desde formatos como Ágora la exportación encaja de forma directa; desde otros TPV tendrás que renombrar o reordenar columnas para que coincidan antes de importar.
¿Se migra el histórico de ventas del TPV antiguo?
El histórico de tickets y ventas pasados normalmente no se migra: lo que viaja es el catálogo (productos, precios, stock). Conserva el histórico exportándolo a CSV o PDF desde el TPV viejo y guardándolo a buen recaudo, sobre todo por motivos contables y fiscales. La tienda nueva empieza a registrar ventas desde el día del cambio.
¿Cuánto se tarda en migrar a Bipe?
Depende del tamaño del catálogo y de lo limpia que esté la exportación, pero la mayoría de tiendas pequeñas y medianas preparan e importan su catálogo en una o dos tardes. El secreto es hacerlo con calma los días previos y dejar el día del cambio solo para la transición, no para preparar datos.