Gestão21 de junho de 2026· 7 min de leitura

Gestão de fornecedores na sua loja: pedidos e dívidas sob controlo

Compra-se a fornecedores o dia todo, mas poucas lojas sabem mesmo o que pedem, a que preço e quanto devem a cada um. Pôr isto em ordem é uma das coisas que mais lhe poupa dinheiro. Veja como.

Porque uma boa gestão de fornecedores lhe poupa dinheiro

Comprar bem é a outra metade de vender bem. Quando controla os seus fornecedores deixa de improvisar e começa a decidir com os números à frente. Três efeitos diretos na sua caixa:

Negoceia melhor. Se sabe quanto compra por ano a cada fornecedor, tem argumentos para pedir descontos, melhores prazos de pagamento ou portes grátis.

Evita ruturas e excessos. Ficar sem um produto que vende é perder vendas; encher o armazém com o que não roda é dinheiro parado. O equilíbrio vem de saber o que pede e quando.

Sabe a quem deve. Pagar a mais, pagar duas vezes ou deixar passar um vencimento são erros caros. Com a dívida controlada, paga o justo e a tempo.

Centralize os seus pedidos: o que pede, a quem e a que preço

O primeiro passo é deixar de ter os pedidos na cabeça, num caderno e em quatro grupos de WhatsApp. Centralize-os num só lugar onde, para cada produto, conste o fornecedor, o preço de compra e o preço de venda.

Dica: guarde sempre o preço de compra junto ao de venda. É a única forma de saber a sua margem real produto a produto e de detetar quando um fornecedor subiu os preços sem avisar.

Quando um produto baixa de stock, o pedido quase se escreve sozinho: o sistema avisa, sabe a que fornecedor pedi-lo e a que preço. Gera o pedido, envia-o e fica registado para quando a mercadoria chegar.

Controle a dívida a fornecedores

Esta é a parte que a maioria das lojas leva a olho, e a que dá mais sustos. A ideia é simples: cada fornecedor tem um saldo, tal como um cliente que lhe deve. Cada fatura de compra soma ao que deve; cada pagamento que faz subtrai.

Registe cada fatura de compra. Ao receber mercadoria com a sua fatura, fica anotada como dívida pendente com esse fornecedor.

Aponte os pagamentos. Quando paga, regista-o nesse fornecedor e o saldo desce na hora.

Consulte o histórico. Na ficha do fornecedor vê tudo: faturas, pagamentos e o que falta pagar, com datas.

Assim, quando um comercial lhe diz "tem uma fatura por pagar", confirma em segundos em vez de revolver papéis.

Receba bem o pedido

A receção é onde se infiltram os erros que depois não batem certo. Faça-a com método:

Confira com a guia de remessa. O que chegou mesmo face ao que diz o papel. Se falta ou vem a mais, anota-se agora, não na semana seguinte.

Dê entrada do stock. Ao confirmar a receção, as unidades entram no inventário automaticamente, prontas a vender.

Registe a fatura. Associa a fatura ao pedido e gera-se a dívida com o fornecedor. Pedido, stock e dívida ficam acertados de uma vez.

Dica: verifique sempre o preço da guia face ao que tinha combinado. As subidas silenciosas descobrem-se aqui, não no fim do mês.

Indicadores úteis

Com os dados em ordem, uns poucos números dizem-lhe com quem vale a pena trabalhar:

Margem por fornecedor. Quanto ganha mesmo com o que lhe compra. Às vezes o "barato" deixa menos margem do que o caro.

Prazos de entrega. Quem cumpre e quem o deixa na mão. Um fornecedor lento obriga-o a ter mais stock parado por precaução.

Fiabilidade. Quem manda exatamente o que pede, sem faltas nem mudanças de última hora. A constância vale tanto como o preço.

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Perguntas frequentes

Como sei quanto devo a cada fornecedor?

Mantendo as faturas de compra e os pagamentos num só lugar. No Bipe cada fornecedor tem a sua ficha com as faturas pendentes, os pagamentos registados e o saldo que lhe deve em tempo real, sem contas à mão.

Tenho de dar entrada do stock à mão quando chega um pedido?

Não. Ao receber um pedido marca as quantidades que chegaram e o stock atualiza-se sozinho. Só tem de corrigir o que vier diferente da guia de remessa, que é justamente onde convém olhar.

Posso saber qual fornecedor me deixa a melhor margem?

Sim. Se guardar o preço de compra e o de venda de cada produto, o sistema calcula a margem por produto e por fornecedor. Vê num relance com quem ganha mais e com quem vale a pena negociar.