Come fare la chiusura cassa ogni giorno (senza errori né perdite di tempo)
A fine giornata conti il denaro del cassetto e non torna con quanto hai venduto. Ti manca? Ti avanza? Da dove viene la differenza? Se hai un negozio di alimentari o un supermercato, una cassa che non torna è uno di quei grattacapi che si ripetono. Ti spieghiamo perché succede e come fare la cassa bene, in fretta e senza stress.
Cosa significa fare la cassa (e perché è importante)
Fare la cassa — o il conteggio — significa verificare che il denaro fisico del cassetto corrisponda a quanto dovresti avere, in base alle vendite in contanti della giornata più il fondo cassa con cui hai iniziato. Se corrisponde, perfetto. Altrimenti c'è un ammanco o un'eccedenza.
Non è una mania da commercialista. Fare la cassa ogni giorno ti dice se stai perdendo denaro per errori, se qualcuno sbaglia con il resto o, nel peggiore dei casi, se c'è un problema di furti. E soprattutto: ti permette di abbassare la saracinesca sapendo che è tutto a posto.
Perché la cassa non torna
Sono quasi sempre piccoli errori umani che si accumulano:
I passaggi per fare la cassa bene
Annota il fondo cassa all'apertura
Segna con quanti contanti inizi la giornata. Senza questo dato, fare la cassa è impossibile.
Registra TUTTE le vendite
Ogni vendita, per quanto piccola, deve passare dal sistema. È la regola d'oro.
Annota entrate e uscite di contante
Pagamenti ai fornitori, prelievi, resto… ogni movimento di denaro che non sia una vendita.
Conta il cassetto e confronta
Conta i contanti reali e sottrai il fondo iniziale. Deve essere uguale alle vendite in contanti meno le uscite.
Se c'è un ammanco, annotalo lo stesso giorno
Un piccolo ammanco è normale. Ma se è grande o si ripete, indaga finché è fresco.
Il problema di fare la cassa a mano
Fare tutto questo con un quaderno e una calcolatrice funziona… finché non hai fretta, c'è movimento o hai più cassieri. L'errore umano si insinua: una vendita non segnata, un'uscita dimenticata, un resto sbagliato. E a fine mese, quei piccoli ammanchi diventano denaro di cui non sai dove sia finito.
Per questo sempre più negozi fanno la chiusura cassa da un registratore di cassa (POS): il sistema sa già esattamente quanto è stato incassato in contanti e con carta, perché ogni vendita è passata da lì.
Come lo risolve un POS come Bipe
Con un POS, il conteggio smette di essere un calcolo manuale:
- Apertura cassa con il fondo iniziale in un tocco.
- Ogni vendita è registrata con il suo metodo di pagamento (contanti, carta…), così il sistema sa sempre quanto dovrebbe esserci nel cassetto.
- Le entrate e uscite di contante si annotano in pochi secondi, senza foglietti.
- Alla chiusura, inserisci quanto hai contato e il sistema ti dice subito se la cassa torna o di quanto manca o avanza, con il dettaglio per metodo di pagamento.
- La chiusura resta salvata: puoi consultare qualsiasi giorno passato e vedere com'è andata la cassa.
Il risultato: chiudi in un minuto, con la tranquillità di sapere esattamente cosa è successo a ogni euro.
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Cosa significa fare la cassa?
Significa verificare che il denaro fisico del cassetto corrisponda a quanto il sistema indica, in base alle vendite in contanti e al fondo iniziale. Se corrisponde, la cassa torna; altrimenti c'è un ammanco o un'eccedenza.
Perché la cassa non torna?
Le cause più comuni sono errori nel dare il resto, vendite non registrate, prelievi non annotati, errori di conteggio e fondo cassa non separato. Sono quasi sempre errori umani che un sistema di cassa riduce al minimo.
Ogni quanto fare la cassa?
L'ideale è ogni giorno, a fine turno. Così, se c'è un ammanco, lo noti lo stesso giorno ed è facile capire cosa è successo. Lasciarlo al fine settimana rende l'errore quasi impossibile da trovare.