Mindestbestand steuern und rechtzeitig nachbestellen in deinem Laden (2026)
Jeder Tag mit leerem Regal ist ein Verkauf, der zur Konkurrenz wandert. Jede Palette zu viel im Lager ist Geld, das festsitzt und langsam verdirbt. Den Mindestbestand zu beherrschen heißt, genau in der Mitte zu landen: immer das da haben, was sich dreht, ohne dich mit dem vollzustopfen, was nur Platz kostet.
Fehlbestand und Überbestand: zwei Arten, Geld zu verlieren
Im Einzelhandel gibt es zwei stille Fehler, die ständig an deiner Marge nagen, ohne dass sie in der Kasse auftauchen. Der erste ist der Fehlbestand: Der Kunde kommt nach seiner gewohnten Milch, seinem Brot, seinen Batterien – und sie sind aus. Im besten Fall kauft er etwas anderes. Im schlechtesten geht er ohne etwas, kauft beim Nachbarn und gewöhnt sich daran, dort hinzugehen. Dieser entgangene Umsatz erscheint nirgends, aber er ist real.
Der zweite Fehler ist der Überbestand: Regale und Lager voller Ware, die sich nicht dreht. Das ist Geld, das du dem Lieferanten gezahlt hast und das jetzt feststeckt, statt im Umlauf zu sein. Und bei verderblicher Ware oder Produkten mit Verfallsdatum ist es schlimmer: Was du nicht rechtzeitig verkaufst, wirfst du weg. Du hast es bezahlt und kassierst nie dafür.
Den Mindestbestand zu steuern ist genau die Disziplin, die diese beiden Fehler in Schach hält. Es geht nicht darum, das Lager immer randvoll zu haben, sondern den richtigen Punkt zu treffen, um nachzubestellen, bevor es eng wird – aber ohne im Voraus zu kaufen, was du nicht brauchst.
Was der Mindestbestand (Bestellpunkt) ist und wie du ihn berechnest
Der Mindestbestand – auch Bestellpunkt genannt – ist die Menge, bei deren Erreichen du eine neue Bestellung auslösen solltest. Es ist kein „Wenn das Regal leer ist“, sondern „Wenn nur noch so viel da ist, bestelle ich, damit neue Ware ankommt, bevor das Alte aufgeht“.
Die Grundformel ist einfacher, als sie klingt:
Bestellpunkt = durchschnittliche Verkäufe pro Tag × Tage Lieferzeit + Sicherheitspuffer
Schauen wir es uns an einem Beispiel an. Nimm ein Produkt, von dem du im Schnitt 8 Einheiten pro Tag verkaufst. Dein Lieferant braucht ab Bestellung 3 Tage bis zur Lieferung. Und du willst nicht auf den letzten Tropfen kommen, also legst du dir einen Puffer von 2 Tagen zu. Die Rechnung:
- Verkäufe während der Lieferzeit: 8 × 3 = 24 Einheiten.
- Sicherheitspuffer: 8 × 2 = 16 Einheiten.
- Bestellpunkt: 24 + 16 = 40 Einheiten.
Sobald dieses Produkt also auf 40 Einheiten sinkt, ist es Zeit nachzubestellen. So kommt die neue Ware an, während du noch verkaufst, und das Regal wird nie leer.
Der Sicherheitspuffer ist der Teil, der dir den Schlaf rettet. Lieferanten verspäten sich, ein Feiertag kommt dazwischen, ein Wochenende verkauft sich besser als erwartet. Dieser Puffer fängt diese Schwankungen ab. Bei kritischen Produkten mit unzuverlässigen Lieferanten machst du ihn großzügiger; bei nebensächlichen Artikeln kannst du knapper kalkulieren.
A/B/C-Produkte: deine Kontrolle dort konzentrieren, wo es zählt
Nicht alle Produkte verdienen dieselbe Aufmerksamkeit. Wenn du versuchst, hunderte Referenzen mit derselben Sorgfalt zu steuern, wirst du verrückt und steuerst am Ende keine richtig. Hier hilft die A/B/C-Analyse, eine klassische Methode, um den Katalog nach Bedeutung zu ordnen.
Die drei Gruppen
- Produkte A: die wenigen, die den Großteil deines Umsatzes oder deiner Marge ausmachen. Meist sind es rund 20 % der Referenzen, die 70–80 % deines Geschäfts bringen. Hier darf nie etwas fehlen, und hier passt du den Bestellpunkt am genauesten an.
- Produkte B: das breite Mittelfeld. Wichtig, aber nicht kritisch. Regelmäßige Kontrolle reicht.
- Produkte C: die vielen Referenzen, die kaum drehen. Sie machen viel Katalog aus, aber wenig Geld. Hier reicht eine lockere Kontrolle, und du musst keine großen Mengen halten.
Der Sinn ist klar: Deine Zeit, dein Geld und dein Lagerplatz sind begrenzt, also stecke sie in das, was am meisten dreht oder die beste Marge bringt. Einen Bestseller wegen mangelnder Kontrolle ausgehen zu lassen ist ein schwerer Fehler; bei einem C-Produkt, das du dreimal im Monat verkaufst, fällt eine kleine Abweichung kaum ins Gewicht.
Verwechsle „verkauft sich viel“ nicht mit „bringt viel ein“. Manchmal dreht ein Produkt enorm, aber mit minimaler Marge, während ein anderes seltener verkauft wird, aber jede Einheit gut verdient. Schau immer auf beides: Umschlag und Marge.
Nie ohne die Bestseller, nie voller Ladenhüter
Das ist im Grunde das Ziel des ganzen Themas. Auf der einen Seite stehen deine Bestseller: die Produkte, wegen denen Leute speziell zu dir kommen. Wenn die fehlen, verlierst du nicht nur diesen Verkauf, sondern riskierst, dass der Kunde anderswo seinen vollen Einkauf erledigt. Diese müssen ohne Wenn und Aber im Regal stehen.
Auf der anderen Seite stehen die Ladenhüter: Produkte, die du in gutem Glauben oder im Rahmen einer Aktion gekauft hast und die sich nicht bewegen. Jede dieser Einheiten ist totes Geld. Sie belegen Regalplatz, der einem Bestseller gehören sollte, sie binden Kapital, und wenn sie ein Verfallsdatum haben, enden sie im Müll.
Die Kunst besteht darin, beides gleichzeitig im Blick zu behalten: aggressiv beim Nachbestellen dessen, was sich dreht, und vorsichtig beim Aufstocken dessen, was kaum bewegt wird. Ein gut geführter Laden hat volle Regale bei den richtigen Produkten, nicht volle Regale, weil alle voll sein müssen.
Rechtzeitig nachbestellen: der komplette Kreislauf
Den Bestellpunkt zu kennen ist wertlos, wenn du ihn nicht in tatsächliche Bestellungen ummünzt. Der Nachbestellkreislauf hat drei klare Etappen.
Wenn dieser Kreislauf rund läuft, hört Nachbestellen auf, ein Bauchgefühl-Wettrennen zu sein, und wird zur Routine: Das System warnt, du bestellst, die Ware kommt an, der Bestand stimmt. Und so beginnt es von vorn.
Häufige Fehler, die dich Geld kosten
Auch mit den besten Absichten fällt man immer wieder in dieselben Fallen. Diese sind die häufigsten:
„Nach Gefühl“ kaufen. Bestellen, weil „das Regal leer aussah“ oder „dieses Produkt immer gut geht“, ohne auf echte Zahlen zu schauen. Das Gefühl täuscht: Es überschätzt, was dir gefällt, und unterschätzt, was sich still und leise verkauft. Lass die Verkaufsdaten entscheiden, nicht den Eindruck des Tages.
Überbestand durch Lieferantenaktionen. „Kaufe 100, zahle 80.“ Klingt super, aber wenn du dieses Produkt nur 5 Einheiten pro Woche verkaufst, dauert es fünf Monate, den Bestand abzubauen. In dieser Zeit ist dein Geld eingefroren und das Verfallsdatum rückt näher. Eine Aktion ist nur dann ein Schnäppchen, wenn sich das Produkt auch dreht.
Den Umschlag ignorieren. Sich nur anzuschauen, wie viel etwas verkauft, ohne zu beachten, wie schnell sich der Bestand erneuert. Zwei Produkte mit gleichem Umsatz, aber unterschiedlichem Umschlag verlangen ganz andere Bestellpunkte. Wer den Umschlag nicht beachtet, kauft beim langsamen zu viel und beim schnellen zu wenig.
Mindestbestände nicht saisonal anpassen. Den gleichen Bestellpunkt das ganze Jahr zu halten ist ein klassischer Fehler. Eis, Getränke, Sonnencreme, Weihnachtsartikel… sie haben völlig unterschiedliche Spitzen. Ein fixer Mindestbestand führt im Hoch zu Fehlbeständen und im Tief zu Überbeständen. Überprüfe die Werte vor jeder Saison.
Wie Bipe dir hilft
Bipe ist dafür gemacht, dass diese ganze Disziplin nicht von deinem Gedächtnis abhängt. Du legst je Produkt einen Mindestbestand fest und bekommst Warnungen bei niedrigem Bestand, sobald ein Artikel seinen Bestellpunkt erreicht. So weißt du auf einen Blick, was nachbestellt werden muss, ohne Regal für Regal zu prüfen.
Die Kontrolle je Produkt zeigt dir, wie viel und wie schnell sich jeder Artikel dreht, damit du die A-Produkte von den C-Produkten unterscheiden und entscheiden kannst, wo du Geld und Aufmerksamkeit hineinsteckst. Mit den Umschlagsberichten erkennst du auf einen Blick, was stillsteht und was fliegt – und passt deine Bestellpunkte mit echten Daten an, nicht nach Gefühl.
Und weil jeder Verkauf den Bestand schon von selbst abbucht und du die Inventur per Scanner machen kannst, bleiben deine Zahlen nah an der Realität: Du scannst, passt die echten Einheiten an, und der Bestand stimmt wieder. Auf dieser soliden Basis funktionieren die Warnungen und Berichte wirklich.
Außerdem arbeiten wir an der E-Rechnung und Verifactu, die demnächst verfügbar sein werden, damit du diesen Bereich ebenfalls aus Bipe heraus abdeckst.
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Wie berechne ich den Mindestbestand eines Produkts?
Multipliziere die durchschnittlichen Verkäufe pro Tag mit den Tagen Lieferzeit deines Lieferanten und addiere einen Sicherheitspuffer. Verkaufst du 8 Einheiten am Tag, liefert dein Lieferant in 3 Tagen und du willst 2 Tage Reserve, liegt dein Bestellpunkt bei 8 × (3 + 2) = 40 Einheiten.
Was ist die A/B/C-Analyse und wozu dient sie?
Sie teilt deinen Katalog nach Bedeutung auf: A sind die wenigen Produkte, die den Großteil deines Umsatzes oder deiner Marge ausmachen, B liegt im Mittelfeld und C dreht kaum. So konzentrierst du deine Kontrolle und dein Geld auf die A-Produkte, statt alles gleich zu behandeln.
Soll ich Lieferantenaktionen immer ausnutzen?
Nur wenn das Produkt sich auch dreht. Eine Aktion auf einen Ladenhüter bringt dir keinen Rabatt, sondern monatelang gebundenes Geld im Regal. Rechne aus, in wie vielen Tagen du den Bestand verkaufst, bevor du eine große Menge kaufst.
Wie passe ich den Mindestbestand saisonal an?
Überprüfe die Bestellpunkte vor jeder Saison: höhere Werte für das, was sich im Sommer oder zu Weihnachten gut verkauft, niedrigere für das, was abkühlt. Ein fixer Mindestbestand das ganze Jahr führt im Hoch zu Fehlbeständen und im Tief zu Überbeständen.