Verwaltung21. Juni 2026· 7 Min. Lesezeit

Lieferantenmanagement im Laden: Bestellungen und Schulden im Griff

Bei Lieferanten wird den ganzen Tag eingekauft, doch nur wenige Läden wissen wirklich, was sie bestellen, zu welchem Preis und wie viel sie jedem schulden. Hier Ordnung zu schaffen spart am meisten Geld. So geht es.

Warum gutes Lieferantenmanagement Geld spart

Gut einzukaufen ist die andere Hälfte des guten Verkaufens. Wenn Sie Ihre Lieferanten im Griff haben, improvisieren Sie nicht mehr, sondern entscheiden mit Zahlen vor Augen. Drei direkte Effekte auf Ihre Kasse:

Sie verhandeln besser. Wenn Sie wissen, wie viel Sie jährlich bei jedem Lieferanten einkaufen, haben Sie Argumente für Rabatte, bessere Zahlungsziele oder kostenlosen Versand.

Sie vermeiden Engpässe und Überbestände. Ein gefragtes Produkt nicht vorrätig zu haben bedeutet entgangene Umsätze; das Lager mit Ladenhütern zu füllen, ist gebundenes Geld. Das Gleichgewicht entsteht aus dem Wissen, was Sie wann bestellen.

Sie wissen, wem Sie etwas schulden. Zu viel zahlen, doppelt zahlen oder eine Fälligkeit verpassen sind teure Fehler. Mit Schulden im Griff zahlen Sie genau das Richtige, pünktlich.

Bestellungen zentralisieren: was, bei wem und zu welchem Preis

Der erste Schritt ist, Bestellungen nicht mehr im Kopf, im Notizbuch und in vier WhatsApp-Gruppen zu haben. Zentralisieren Sie sie an einem Ort, an dem zu jedem Produkt der Lieferant, der Einkaufspreis und der Verkaufspreis vermerkt sind.

Tipp: Speichern Sie den Einkaufspreis stets neben dem Verkaufspreis. Nur so kennen Sie Ihre reale Marge Produkt für Produkt und erkennen, wenn ein Lieferant ohne Ankündigung die Preise erhöht hat.

Wenn ein Produkt zur Neige geht, schreibt sich die Bestellung fast von selbst: Das System warnt Sie, Sie wissen, bei welchem Lieferanten und zu welchem Preis. Sie erstellen die Bestellung, senden sie und sie bleibt für den Wareneingang erfasst.

Lieferantenschulden im Griff behalten

Das ist der Teil, den die meisten Läden über den Daumen handhaben, und der die meisten bösen Überraschungen bereithält. Die Idee ist einfach: Jeder Lieferant hat einen Saldo, wie ein Kunde, der Ihnen etwas schuldet. Jede Eingangsrechnung erhöht, was Sie schulden; jede Zahlung verringert es.

Jede Eingangsrechnung erfassen. Kommt Ware mit Rechnung an, wird sie als offene Schuld bei diesem Lieferanten vermerkt.

Zahlungen erfassen. Wenn Sie zahlen, verbuchen Sie das auf diesen Lieferanten und der Saldo sinkt sofort.

Verlauf einsehen. Im Lieferantenprofil sehen Sie alles: Rechnungen, Zahlungen und Offenes, mit Daten.

So prüfen Sie in Sekunden, wenn ein Vertreter sagt „Sie haben eine offene Rechnung", statt in Papieren zu wühlen.

Die Bestellung richtig annehmen

Der Wareneingang ist die Stelle, an der sich Fehler einschleichen, die später nicht stimmen. Gehen Sie methodisch vor:

Gegen den Lieferschein prüfen. Was wirklich ankam gegen das, was auf dem Papier steht. Fehlt oder ist zu viel da, wird es jetzt notiert, nicht nächste Woche.

Bestand einbuchen. Beim Bestätigen des Eingangs gehen die Einheiten automatisch in den Bestand, bereit zum Verkauf.

Rechnung erfassen. Sie verknüpfen die Rechnung mit der Bestellung und die Lieferantenschuld entsteht. Bestellung, Bestand und Schuld sind in einem Zug erledigt.

Tipp: Prüfen Sie den Lieferschein-Preis stets gegen den vereinbarten. Stille Preiserhöhungen entdecken Sie genau hier, nicht am Monatsende.

Nützliche Kennzahlen

Mit geordneten Daten sagen Ihnen wenige Zahlen, mit wem sich die Zusammenarbeit lohnt:

Marge je Lieferant. Wie viel Sie wirklich an dem verdienen, was Sie bei jedem kaufen. Manchmal lässt der „günstige" weniger Marge als der teure.

Lieferzeiten. Wer pünktlich liefert und wer Sie hängen lässt. Ein langsamer Lieferant zwingt Sie, mehr Bestand sicherheitshalber liegen zu lassen.

Zuverlässigkeit. Wer genau das schickt, was Sie bestellen, ohne Fehlmengen oder Last-Minute-Änderungen. Beständigkeit ist so viel wert wie der Preis.

Bestellungen, Bestand und Lieferantenschuld an einem Ort

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Häufige Fragen

Woher weiß ich, wie viel ich jedem Lieferanten schulde?

Indem Sie Eingangsrechnungen und Zahlungen an einem Ort führen. In Bipe hat jeder Lieferant ein Profil mit offenen Rechnungen, erfassten Zahlungen und dem Saldo, den Sie ihm in Echtzeit schulden, ohne manuelles Rechnen.

Muss ich den Bestand von Hand eintragen, wenn eine Bestellung ankommt?

Nein. Beim Wareneingang markieren Sie die gelieferten Mengen und der Bestand aktualisiert sich von selbst. Sie korrigieren nur, was vom Lieferschein abweicht, und genau dorthin sollten Sie schauen.

Kann ich erkennen, welcher Lieferant mir die beste Marge bringt?

Ja. Wenn Sie Einkaufs- und Verkaufspreis jedes Produkts speichern, berechnet das System die Marge je Produkt und je Lieferant. Sie sehen auf einen Blick, mit wem Sie am meisten verdienen und mit wem es sich zu verhandeln lohnt.