Control de caducidades en tu supermercado o tienda de alimentación
Cada producto que tiras es dinero que ya pagaste. Controlar las fechas de caducidad no es burocracia: es de las cosas que más directamente protegen tu margen y tu reputación.
Por qué controlar las caducidades
En una tienda de alimentación, las fechas mandan. Un buen control no es solo cumplir, es defender el negocio por tres frentes muy concretos:
- Menos mermas: cada yogur o paquete que caduca en la estantería es producto pagado que va a la basura. Reducir eso es beneficio directo.
- Evitar sanciones: vender alimentos caducados puede acarrear multas y problemas serios en una inspección de Sanidad.
- Cuidar tu imagen: un cliente que encuentra un producto caducado en tu lineal no vuelve, y lo cuenta. La confianza se pierde rápido.
Dato a tener claro: en alimentación, una parte importante de lo que se pierde no es por robo ni por errores de caja, sino por producto que caduca sin venderse. Es la merma más silenciosa y la más fácil de reducir.
Caducidad y consumo preferente no son lo mismo
Conviene distinguirlo, porque cambia qué puedes hacer con el producto:
- Fecha de caducidad: aparece en perecederos (carne fresca, pescado, lácteos frescos). Es un límite de seguridad. Pasada esa fecha, el producto se retira; no se vende.
- Consumo preferente: aparece en conservas, secos, galletas. Indica pérdida de calidad, no de seguridad. Se puede vender después, normalmente con descuento y avisando al cliente.
El método FEFO: primero el que caduca antes
FEFO viene de First Expired, First Out: lo primero que sale a la venta es lo que antes caduca. Es la base de todo control de caducidades y es muy fácil de aplicar:
No lo confundas con FIFO (primero en entrar, primero en salir). En alimentación manda la fecha de caducidad, no el orden de llegada: a veces un lote nuevo caduca antes que uno viejo, y entonces ese va delante.
Rotación: que nada se quede dormido
La rotación es la velocidad a la que vendes cada producto. Lo que rota despacio es lo que más caduca. Dos ideas prácticas:
- Ajusta las compras a lo que vendes de verdad. Si un producto se queda siempre, pide menos cantidad o más a menudo. Comprar de más por un descuento del proveedor no compensa si la mitad acaba en la basura.
- Da visibilidad a lo lento. Un producto que nadie ve es un producto que nadie compra. A veces basta con cambiarlo de sitio o ponerlo a la altura de los ojos.
Revisiones periódicas: el hábito que lo sostiene todo
El mejor método falla sin rutina. Marca una revisión fija y conviértela en costumbre:
Una rutina simple que funciona: fresco y lácteos, mirada rápida a diario; conservas y secos, una revisión semanal a fondo. Mejor siempre la misma persona, a la misma hora, recorriendo el lineal en el mismo orden. Lo que se hace siempre igual no se olvida.
Qué hacer con el producto próximo a caducar
Aquí está la diferencia entre perder el producto entero o recuperar parte. No esperes al último día:
- Descuento a tiempo. Marca un descuento claro unos días antes. Mejor vender con menos margen que tirarlo: ahí pierdes el 100%.
- Zona de “últimas unidades”. Agrupa lo que caduca pronto en un sitio visible. Hay clientes que van directos a esa zona.
- Packs y combinaciones. Junta lo de fecha corta con algo que sí rota para darle salida.
- Donación. Lo que no vendas pero siga en buen estado puede ir a un banco de alimentos antes de la fecha límite. Mejor que la basura, en todos los sentidos.
Llevar un registro
Apuntar lo que retiras y por qué te da una información valiosísima. En un mes ves qué productos siempre acaban caducando, cuáles pides de más y dónde estás perdiendo dinero sin darte cuenta. Ese registro convierte la merma en decisiones de compra.
Cómo te ayuda Bipe
Tener el control de stock en el TPV ya hace media tarea. Con Bipe, cada producto tiene su ficha y su stock se actualiza al vender, así que de un vistazo sabes qué entra y qué se mueve poco. Para los productos que trabajas por lotes, puedes registrar las entradas y apoyarte en esa información a la hora de planear la reposición y las revisiones. El control de caducidades sigue siendo tu rutina en la tienda, pero llevar el stock ordenado hace que esa rutina cueste mucho menos.
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¿Cada cuánto debo revisar las caducidades?
Depende del producto. El fresco y los lácteos conviene mirarlos a diario; conservas y secos, una vez por semana basta. Lo importante es que la revisión sea fija y siempre la misma persona la haga a la misma hora.
¿Puedo vender producto el mismo día que caduca?
La fecha de consumo preferente solo indica pérdida de calidad, así que se puede vender después avisando. La fecha de caducidad (alimentos perecederos) es un límite de seguridad: ese producto debe retirarse al llegar el día.
¿Qué hago con lo que está a punto de caducar?
Ponlo delante, agrúpalo en una zona de últimas unidades y aplícale un descuento claro. Es mejor venderlo con menos margen que tirarlo y perderlo entero.